Büroarbeit effizient und rascher erledigen

«Ich sitze an meinem Schreibtisch und starre auf die Unterlagen vor mir. Konzentration? Fehlanzeige. Wie gerne würde ich jetzt draussen sein, bei den Tieren. Die frische Luft, der vertraute Stallgeruch – das ist meine Welt. Stattdessen sitze ich hier und wühle mich durch endlose Papiere. Stundenlang jongliere ich mit Rechnungen und Formularen, nur um irgendwie den Überblick zu behalten.» Das denkt sich vielleicht so manch ein Landwirt.

Besser organisieren

Was können wir im Büro tun, damit wir endlich effizienter arbeiten und nicht ständig nach Unterlagen suchen oder uns von unnötigen Aufgaben ablenken lassen? In vielen Büros stapeln sich die Papiere, Termine müssen eingehalten und Aufgaben erledigt werden. Doch oft verlieren wir viel Zeit, weil Dinge nicht gut organisiert sind. So kommt der Stress und die Arbeit wird mühsam.

Aber es gibt einen Weg, wie wir das ändern können. Wenn wir unsere Arbeitsweise und unser Büro besser organisieren, sparen wir nicht nur Zeit, sondern arbeiten auch mit weniger Stress und mehr Freude.

Kein allgemeines Rezept

Der wohl wichtigste Rat in Sachen Effizienzsteigerung ist so simpel, dass man sich kaum traut, ihn auszusprechen: «Finden Sie Ihren eigenen Weg.» Effizienzsteigerung basiert am Ende des Tages auf einem einfachen Dreisatz:

1. Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre Aufgaben und definieren Sie klare Ziele.

2. Planen Sie dann die passenden Massnahmen in übersichtlichen Schritten.

3. Priorisieren Sie die Aufgaben und teilen Sie sie in realistische Arbeitspakete auf.

Effizienz im Büro ist mehr als nur schnelleres Arbeiten. Es geht darum, Ressourcen wie Zeit, Energie und Material klug zu nutzen. Mit einfachen, praktischen Massnahmen können wir Verschwendung vermeiden und die Produktivität steigern.

Konkrete Hilfe

Anbei einige praktische Tipps für mehr Routine und Automatisierung von Abläufen im Büro.

1. Automatische Erinnerungen

Vergessene Rechnungen, Anträge oder Fristen kosten nicht nur Geld, sondern auch Nerven. Kalender oder auch Buchhaltungsprogramme helfen, Erinnerungen automatisch zu verschicken.

2. Schnelle Sprachaufnahmen in Textnotizen umwandeln

Papierlose Organisation spart Platz und bietet mehr Flexibilität. Sprachnotizen sind besonders praktisch, wenn es schnell gehen muss – ein Smartphone reicht aus, um diese aufzunehmen, zum Beispiel die App «Notizblock mit Spracheingabe» oder «Voice Note».

3. Automatisierung von E-Mails

E-Mails können durch die Erstellung von Regeln in Outlook automatisch sortiert werden. Zum Beispiel lassen sich Rechnungen direkt in einen «Rechnungen»-Ordner verschieben. Die spezielle «Suchordnerfunktion» ermöglicht es, bestimmte Mails blitzschnell zu finden, ohne den gesamten Posteingang durchforsten zu müssen.

4. Arbeiten mit Vorlagen

Vorlagen für häufig benötigte Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen oder Angebote sparen Zeit und sorgen für Einheitlichkeit. Auch in Outlook können Sie Schnelltextbausteine einsetzen.

5. Arbeitsweise optimieren: Monotasking statt Multitasking

Multitasking klingt effizient, ist aber oft kontraproduktiv. Mit einem klaren Fokus auf einzelne Aufgaben erreichen Sie bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit. Schaffen Sie sich ein störungsfreies Zeitfenster, um konzentriert arbeiten zu können.

Fokus am Morgen: Starten Sie mit den anspruchsvollsten Tätigkeiten, bevor Sie sich später den weniger dringenden Aufgaben wie Mails widmen. Der Nachmittag eignet sich wegen des Energietiefs für Routineaufgaben. Der Begriff «Low Hanging Fruits» («tief hängende Früchte») bezeichnet leicht umsetzbare Verbesserungen und darum geht es: Beginnen Sie bei unklaren Prioritäten mit den Aufgaben, die schnell und einfach erledigt werden können. Der Erfolg, kleine Dinge abzuhaken, motiviert und schafft Raum für grössere Projekte.

6. Beachten Sie Ihren ultradianen Rhythmus

Unser Körper hat natürliche Konzentrationsphasen von etwa 90 Minuten, gefolgt von kürzeren Erholungsphasen. Arbeiten Sie in diesen 90-Minuten-Blöcken konzentriert und gönnen Sie sich danach eine kurze Pause, um neue Energie zu tanken.